Pismo do urzędu z pomocą AI w pięciu krokach

Na warsztatach najczęściej wraca to samo pytanie: „czy sztuczna inteligencja napisze mi pismo do urzędu?”. Odpowiedź brzmi: napisze szkic, i to niezły — pod warunkiem, że dasz jej konkretne informacje i sprawdzisz wynik. Oto kolejność, której uczymy.

1. Zbierz fakty przed otwarciem czatu

Numer sprawy, daty, nazwę urzędu, czego dokładnie się domagasz. Asystent nie zna Twojej sprawy i jeśli czegoś nie poda, to to wymyśli. Pusta kartka przed sobą jest tu lepszym punktem startu niż od razu klawiatura.

2. Powiedz, kim jest odbiorca i jaki ma być ton

Zamiast „napisz pismo”, napisz: „Przygotuj oficjalne pismo do wójta gminy w sprawie utwardzenia drogi gminnej. Ton rzeczowy, bez emocji, maksymalnie jedna strona”. Różnica w efekcie jest ogromna.

3. Podaj fakty w punktach

Wklej surowe informacje jako listę. Nie musisz pisać pełnymi zdaniami — to zadanie asystenta. Nie wklejaj natomiast numeru PESEL, danych medycznych ani niczego, czego nie powiedziałbyś obcej osobie przez telefon.

4. Poproś o wersję i o poprawki

Pierwszy wynik prawie nigdy nie jest ostateczny. Działa proste: „skróć o połowę”, „usuń zwroty grzecznościowe z drugiego akapitu”, „dodaj podstawę prawną, jeśli ją znasz — a jeśli nie jesteś pewien, napisz, że nie wiesz”.

5. Sprawdź wszystko, co da się sprawdzić

To jedyny krok, którego nie wolno pominąć. Przepisy, numery artykułów, terminy i nazwy instytucji weryfikuj u źródła. Model potrafi podać przepis, który nie istnieje, z całkowitym przekonaniem — i to nie jest awaria, tylko sposób, w jaki działa.

---

Cały ten proces przechodzimy na zajęciach na Twoim własnym przykładzie — przynieś sprawę, którą naprawdę masz do załatwienia.